Життя сучасної людини характеризується постійним емоційним напруженням, яке блокує продуктивність, обумовлює швидку втомлюваність і апатію. Аби не стати жертвою стресу або, ще гірше, синдрому хронічної перевтоми, слід навчитися керувати своїм часом та освоїти тайм-менеджмент.
Простий секрет успішних людей
Правильний розподіл часу сьогодні є одним із головних секретів особистої ефективності. Ті, хто домігся успіху в своєму житті, багато часу присвячують саме плануванню, щоб підвищити свою продуктивність і якнайефективніше використовувати власний час.
Проте тайм-менеджмент – це не тільки умілий розподіл часу і продумане планування, це також боротьба з власною нерозумністю, бо треба навчитися приділяти час і важливим, і менш важливим справам, уміло поєднувати виконання легких і важких завдань, тобто навчитися, в першу чергу, керувати собою.
З другого боку, цілісно керувати своїм часом і своїм життям – значить уміло розподіляти час між чотирма головними життєвими сферами: робота, сім’я, здоров’я, відпочинок. Якщо практично весь свій час віддавати роботі, то це неминуче призведе до погіршення здоров’я, самопочуття, а також ослаблення особистих контактів і відносин. Бо як ми зазвичай виконуємо завдання, які перед нами стоять? Спочатку ми робимо те, в чому ми розуміємося і що нам подобається, а потім беремося за те, чого не знаємо і що нам не подобається. Зазвичай ми спочатку виконуємо найлегші завдання, а вже згодом беремося за важчі. Ще частіше ми виконуємо прохання інших, а вже згодом вирішуємо і свої проблеми. Та все це не зовсім правильно! Такий підхід до вирішення завдань призводить до нераціонального розподілу і використання нашого найдорогоціннішого ресурсу – часу!https://myecobaby.com.ua/%d1%81%d1%82%d1%80%d0%b5%d1%81-%d0%bd%d0%b0-%d1%80%d0%be%d0%b1%d0%be%d1%82%d1%96-%d1%8f%d0%ba-%d0%b7%d0%b1%d0%b5%d1%80%d0%b5%d0%b3%d1%82%d0%b8-%d1%81%d0%b2%d0%be%d1%97-%d0%bd%d0%b5%d1%80%d0%b2%d0%b8/
Особливо гостро завдання ефективного тайм-менеджменту стоїть перед керівниками, які керують не тільки своїм власним часом, а й робочим часом своїх підлеглих. Саме керівник планує загальний час (ресурс, який відводиться на досягнення конкретної мети) і вибирає завдання, які доцільно делегувати підлеглим. До речі, делегування повноважень – один із головних способів економії часу керівника. Бо єдиний шанс для керівника розвантажити себе і мотивувати людей – це передати відповідальність. Але для цього необхідно чітко поставити цілі, визначити критерії їх досягнення – інакше неможливо буде ні оцінити хід процесу, ні визначити, чи досягнуто результатhttps://myecobaby.com.ua/%d1%82%d0%b0%d0%b9%d0%bc-%d0%bc%d0%b5%d0%bd%d0%b5%d0%b4%d0%b6%d0%bc%d0%b5%d0%bd%d1%82-%d0%b4%d0%bb%d1%8f-%d0%b2%d0%b0%d1%81/.
Як розставляти пріоритети і вести щоденник?
До найпоширеніших правил планування можна віднести такі.
Планувати і думати краще на папері. Тайм-фахівці кажуть, якщо мети немає на папері, то вона не існує у природі. Робота зі списком запланованих справ у перший же день збільшує продуктивність на 25 %.
Зі складеним списком справ потрібно продовжувати працювати протягом дня: з’явилася нова справа – вносимо її у список з урахуванням пріоритетності по відношенню до раніше запланованих завдань. Виконані завдання викреслюємо. Це дає відчуття задоволеності своєю роботою, додає ентузіазму й енергії.
Планувати краще від більшого до меншого, від довгострокового до короткострокового, від життєвих цілей до плану на день. При цьому важливо для кожного завдання ставити фіксовані терміни.
Складні завдання завжди краще ділити на дрібніші.
Слід навчитися визначати головну справу. Для розстановки пріоритетів можна використовувати цифри чи літери алфавіту, які будуть вказувати на послідовність виконання справ. Наприклад, найважливіша справа в вашому списку може бути позначена як А1.
Працюйте за законом примусової ефективності. Він стверджує, щона все часу ніколи не вистачає, але його ніколи не бракує для найважливішого. Тому зберіться з силами і примусьте себе зробити в першу чергу те, що принесе найбільшу користь і результат.
Діліть усі завдання на три категорії (першочергові, другорядні й малозначимі) і виконуйте їх послідовно.
Або, наприклад, розподіліть усі свої справи за такими критеріями: термінові й важливі; важливі, але не термінові; термінові, але не важливі; не термінові й не важливі. Це також допоможе вам зробити планування максимально прозорим і раціональним.
Заведіть щоденник, у якому відведіть місце для завдань протягом життя, десятиліття, року, місяця, тижня, дня. Завершені і скасовані справи відмічайте. Відкладені переносьте на інший день (тиждень, місяць).
Щоб система управління часом таки запрацювала…
необхідно виконувати низку простих правил.
По-перше, планування повинно бути регулярним, системним і послідовним.
По-друге, не варто впадати у крайність надмірного планування, а планувати лише той обсяг завдань, з яким реально можна впоратися. Основне правило планування свідчить, що складати план краще лише на певну частину свого робочого часу, наприклад на 60 %; десь біля 20 % можна відкласти на випадок непередбаченої активності і ще 20 % – на так званий спонтанний час (управлінська діяльність, творчість).
По-третє, необхідними умовами ефективного планування є складання планів у письмовій формі, перенесення невирішеного питання і фіксація результатів, а не просто будь-яких дій, а також встановлення тимчасових рамок.
Плануйте правильно і використовуйте свій час максимально раціонально!
#тайм-менеджмент #яквсевстигнути #якзупинитичас #планування
