Керування часом – здатність, яку багато людей починають розвивати тільки тоді, коли це стає вкрай необхідним. При цьому в більшості випадків виявляється, що досить важко позбутися вкорінених негативних звичок і використовувати цю коштовну навичку на сто відсотків.

Люди, які навчилися керувати своїм часом, знають, що завжди можна знайти стільки справ, скільки виконати одній людині не під силу. При цьому вони дуже вибірково підходять до вирішення питання: на що витрачати свій час. Адже основне завдання тайм-менеджменту не в тому, щоб встигати робити якнайбільше, а в тому, щоб робити найголовніше – те, що дійсно потрібно зробити.

Ми кожного дня перероблюємо купу роботи, а в кінці дня часто розуміємо, що не зробили багато чого з запланованого і випустили з уваги щось надважливе. А день, а отже, і час, уже минули.

То чи можна навчитися правильно керувати своїм часом? Фахівці з тай-менеджменту стверджують, що так! Витративши час на вивчення способів розвитку навичок керування часом, ви точно досягнете позитивних результатів. Ну, принаймні, перестанете відкладати справи й ухилятися від виконання своїх обов’язків; станете швидше й точніше оцінювати поставлене завдання і свої можливості; будете менше турбуватися про строки виконання роботи; зможете підвищити результативність своєї діяльності; будете мати більше часу для відпочинку; і найголовніше – будете мати більше вільного часу.

Отже, щоб навчитися правильно керувати своїм часом, опануйте наступне.

Читайте вибірково. Це, у першу чергу, стосується тих людей, яким у рамках своєї роботи доводиться прочитувати багато листів, журналів, газет, книг, брошур, інструкцій тощо. Усі тексти (за винятком тих книг, які ви читаєте під час дозвілля) слід читати приблизно так само, як ви прочитуєте газету, тобто пробігати очима, зупиняючись тільки на найважливіших місцях.

Привчіть себе складати список завдань на наступний день. Слід зосереджувати увагу не на тому, що ви прагнете зробити, а на тому, чого ви прагнете досягти. Це не тільки привчить вас до планування своєї діяльності, але й дозволить вам розвантажити свою пам’ять. (Список повинен бути один і розміщатися на одному аркуші, а не на розрізнених клаптиках паперу).

Усе повинно перебувати у вас на своєму місці. Недотримання цього правила призведе до непродуктивних витрат часу, обумовленим двома причинами: ви будете витрачати час на пошуки потрібних речей, і у вас раз у раз буде виникати спокуса залишити поточне завдання й зайнятися чимось іншим. Приміром, якщо матеріали, що належать до різних проектів, будуть розкидані на столі, ви будете раз у раз мимовільно перемикатися з однієї теми на іншу.

Привласнюйте всім поставленим перед вами завданням певні пріоритети. Кожний робочий день слід починати із щонайнайважливіших справ, за якими повинні йти термінові справи.

Можна займатися декількома тривіальними справами одночасно, але важливу справу слід робити тільки одну за раз. Це правило дозволяє менеджерам звільнитися від гніту тривіальних проблем і завдань за порівняно короткий час (скажемо, ви можете підписувати листа, не перериваючи розмови по телефону). Якщо ж ви будете займатися по-справжньому серйозною проблемою, вам слід на час залишити всі інші справи, подібно тому, як це роблять льотчики, роздрібні торговці або офіціанти, приділяючи всю увагу одній важливій справі або людині.

Складіть список невеликих справ, на виконання яких у вас піде 5-10 хвилин. Це дозволить вам належним чином використовувати невеликі «вікна», якими може бути наповнений ваш робочий день (очікування початку засідання, час між зустрічами, телефонна розмова тощо). Важливо, щоб виконання цих невеликих справ не заважало вашій роботі над вирішенням надпріоритетних завдань.

Розбивайте більші проекти на менші частини або етапи. У цьому випадку вони вже не будуть пригнічувати вас своїми масштабами, терміновістю або значимістю. Відчуття, що завдання занадто велике і важке може обернутися почуттям перевантаженості й розгубленості.

Виділіть 20 % завдань, які бачаться вам найбільш вирішальними. Згідно із принципом Парето (принцип названий ім’ям італійського економіста Вільфредо Парето (https://lemarbet.com/ua/razvitie-internet-magazina/tajm-menedzhment/), який спостеріг, що 80 % власності в Італії належить 20 % її населення), тільки 20 % робіт забезпечують досягнення 80 % результатів. Звідси дуже важливо визначити, які завдання становлять ці найбільш важливі 20 % і витратити основну масу вашого часу на них.

Присвячуйте найважливішим справам найкращі години праці. Не витрачайте цей час на звичні справи. Рутинними справами краще займатися тоді, коли ви відчуваєте утому, ваша увага притупляється або коли ви не почуваєте себе «на коні». Час, протягом якого ви особливо енергійні й зібрані, слід присвячувати найважливішим і найтерміновішим справам. Не дозволяйте іншим людям без необхідності порушувати цей найкращий час, що приділяється вами для виконання найвідповідальнішої роботи. Ви самі повинні керувати своїм найкращим часом.

Відведіть деякий проміжок часу протягом дня, коли інші не будуть мати доступу до вас. Використовуйте цей час для розв’язання завдань або для їхнього обмірковування. Це може бути час, коли всі інші вже йдуть додому або ще сплять, або певне місце, у якому ви зовсім самі. Нe допускайте, щоб у «лихоманці життя» був хоча б один день без вашого особистого контролю над вашим часом.

Не відкладайте «на потім». Якщо ви будете виконувати всі справи вчасно, вони не зажадають від вас зайвої витрати часу й сил. У жодному разі не відкладайте на завтра те, що можна зробити сьогодні.

Задавайтеся конкретними строками. Це допоможе вам використовувати свій час більш розумно. Робота завжди віднімає у вас рівно стільки часу, скільки ви їй присвячуєте. Якщо ви не задастеся якимись тимчасовими межами, вона може тривати довше, ніж потрібно.

Намагайтеся присвятити очікування чомусь корисному. Дослідники встановили, що близько 20 % свого часу в середньому людина витрачає на очікування. Цей час можна присвятити читанню, плануванню, підготовці, повторенню, перегляду й іншим видам діяльності, які можуть сприяти виконанню вами своєї роботи.

Візьміть за правило вирішувати остаточно протягом робочого дня хоча б одну проблему. Якщо ви підійдете до кінця робочого дня з відчуттям незавершеності ні одного завдання (навіть 10-хвилинного), у вас зросте відчуття перевантаження й стресу через дефіцит часу. Остаточне вирішення проблеми чи завдання, навпаки, викличе у вас полегшення й буде сприяти зняттю стресу.

Не дозволяйте собі турбуватися про що-небудь надто довго. Завдяки цьому ви зможете зберегти ясність свідомості й сконцентруватися на вирішенні актуальних завдань. Опанувати це не просто, однак контроль над «часом для занепокоєння» дозволить вам більш грамотно використовувати свій час і звільнитися від стресу.

Фіксуйте на папері свої довгострокові цілі. Це зробить ваші дії більш послідовними. Відсутність ясних цілей неможливо компенсувати ні компетентністю, ні організованістю.

Постійно підвищуйте ефективність використання свого робочого часу. Кожному з нас потрібні нагадування, все це допомагає постійному вдосконалюванню використання вами вашого часу й перетворенню грамотного керування часом у частину вашого стилю життя.

Зауважте, що повноцінно використовувати час – не означає встигати більше. Ефективно використовувати час означає правильно проживати своє життя. Але це «правильно» для кожного з нас має свій індивідуальний зміст. До того ж важливі справи у всіх свої. Ви не повинні більше/менше працювати або більше/менше розважатися, ви повинні бути тим, хто ви є насправдіhttps://myecobaby.com.ua/%d1%81%d1%82%d1%80%d0%b5%d1%81-%d0%bd%d0%b0-%d1%80%d0%be%d0%b1%d0%be%d1%82%d1%96-%d1%8f%d0%ba-%d0%b7%d0%b1%d0%b5%d1%80%d0%b5%d0%b3%d1%82%d0%b8-%d1%81%d0%b2%d0%be%d1%97-%d0%bd%d0%b5%d1%80%d0%b2%d0%b8/.

Насправді, будь-яка людина здатна навчитися керувати своїм часом, своїм розкладом, і нарешті, своїм життям!